المسمى الوظيفي

ملخص العمل

يضمن مراقب المستندات أن يتم استلام وثائق المنظمة، والعقود، وخطابات المراسلات، والاتفاقيات، والمستندات التجارية، والعينات، وبيانات الطريقة، وطلب المعلومات، وما إلى ذلك بشكل صحيح وتسجيلها بدقة بطريقة لائقة والتي سيتم توزيعها داخليًا / خارجيًا وفقًا لمصفوفة التوزيع المعتمدة. إلى الإدارات المعنية والانضباط وأصحاب المصلحة وما إلى ذلك. لاعتماد سياسة وإجراءات الجودة الخاصة بالشركة طوال فترة الخدمة مع الشركة، يجب أن تكون على دراية بمعايير ISO الأساسية التي تساعد في الحفاظ على منهجية الاتساق ومتابعتها في المشاريع.

مسؤوليات الوظيفة 1

المحاسبات الرئيسية

  • ينسق جميع الأنشطة المتعلقة بإجراءات التحكم في المستندات.
  • يحافظ على المستندات والرسومات في مكتب مراقبة الوثائق تحت الخزنة.
  • استلام جميع أنواع وثائق العقود والمراسلات والعطاءات والقانونية ونفس الشيء ليتم تعميمها على المستفيدين والإدارات المعنية.
  • يقوم بإدخال بيانات الوثيقة في السجلات القياسية للتأكد من أن المعلومات دقيقة وحديثة

مسؤوليات الوظيفة 2

1. إدارة الوثائق والدعم الإداري

  • يضمن اتباع وفهم بنية المجلدات الهرمية القياسية المنظمة جيدًا لجميع المشاريع.
  • يقوم بتشفير بيانات المستند في السجلات القياسية لضمان دقة المعلومات وتحديثها.
  • المتابعة المتكررة لحالة المستندات والبنود المعلقة مع فريق المشروع ومع الأطراف الخارجية.
  • يضمن الفهم الصحيح لجميع إجراءات العميل، والمتطلبات المتعلقة بمنظور التوثيق لوضعها ومتابعتها بدقة دون أي تناقض
  • يقوم بإعداد ومتابعة إحالة المشروع المحددة إلى العميل والاستشاري والمقاول من الباطن والأطراف الخارجية الأخرى
  • يضمن فحص جودة المستند قبل إرساله وتقديمه إلى أطراف داخلية وخارجية لتجنب أي تناقض
  • يضمن استلام تعليقات المشروع وإرسالها وتتبعها وطرق تقديم التعليقات المدمجة وتتبعها بطريقة فعالة
  • التأكد من أن جميع المستندات لا تحتوي على أخطاء في أسماء الملفات والطلبات وما إلى ذلك قبل تقديمها إلى القسم الداخلي أو إلى أصحاب المصلحة / الأطراف الخارجيين لتجنب الرفض / الارتباك.
  • يراقب ويضمن أن أحدث مراجعة لجميع الوثائق متوفرة في المشروع وتوزيعها على جميع الأطراف المعنية
  • يضمن المراقبة المناسبة لاستبدال المستندات القديمة عند إصدار مراجعة جديدة، ويكون قادرًا على معرفة كيفية معالجة المستند الذي تم استبداله وما هي الخطوات المتبعة بشكل أكبر
  • اتبع الإجراءات وقم بتطوير تسجيل المستندات المتعلقة بالبناء، والحفاظ على السجلات بدقة على أساس يومي
  • يضمن الاستباقية في استرداد المستندات مثل التقارير والمراسلات المطلوبة من قبل مدير المشروع أو مدير المشروع أو الإدارة العليا

2. أمن المعلومات والسرية

  • يدير السرية ويضمن عدم الكشف عن أي معلومات تخص الشركة أو أي أمر يتعلق بخطاب عرض العمل أو عقد العمل
  • يضمن توفير التخزين المناسب والآمن للبيانات لجميع البيانات السرية وجميع الملاحظات أثناء حيازته أو تحت سيطرته في أداء الواجبات وضمن نطاق المسؤوليات. (راجع ISO 27002:2005).

مهارات

المعرفة والمهارات الوظيفية

• المعرفة بمعايير وثائق ISO

• المعرفة في استخدام جداول البيانات وقاعدة البيانات ومعالجة النصوص والبرامج المحددة للوظيفة

• المعرفة بمبادئ وإجراءات إدارة السجلات بما في ذلك مبادئ وممارسات حفظ السجلات وحفظها

• معرفة عملية جيدة باللغة الإنجليزية، سواء المكتوبة أو الشفهية

• المعرفة بالآلات المكتبية والمعدات الأخرى ذات الصلة

• الإلمام بالكمبيوتر والخبرة في استخدام مجموعة من برامج Microsoft Office

• المعرفة بتخطيط موارد المؤسسات (ERP) ويفضل أن تكون المهارات الوظيفية لـ SAP شرطًا للنجاح في هذا الدور.

خبرة العمل

المجموع 5 سنة (سنوات) في الوظيفة 2 سنة (سنوات) دول مجلس التعاون الخليجي 1 سنة (سنوات)

الكفاءات

تعاون

مسئولية

صمود

جودة

قيادة

معرفة قاعدة البيانات L1

حفظ السجلات والسجلات L1

تحليل مستندات العميل L1

أرشفة البيانات L1

إدارة السجلات L1

تعليم

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة

تفاصيل الوظيفة

مكان العمل
دولة قطر

قطاع الشركة
البناء والتشييد

نوع الشركة
صاحب عمل (القطاع الخاص)

الدور الوظيفي
إدارة

نوع الوظيفة
موظف بدوام كامل

نطاق الراتب الشهري
غير محدد

عدد الوظائف الشاغرة
1

المرشح المفضل

سنوات من الخبرة
الحد الأدنى: 5

درجة
درجة البكالوريوس / الدبلوم العالي

Apply for here

وظائف ذات صلة

منسق لوجستي في شركة صناعات التبريد والتخزين (ش.م.ك) – الكويت وظائف الكويت
1. ينسق التفاعل بين الوظائف اللوجستية مثل المشتريات والنقل والتخزين لضمان عملية فعالة وفي الوقت المناسب وفعالة من حيث التكلفة.2. تتبع الشحنات منذ إصدار ...
نائب الرئيس التنفيذي – الرياض في مايكل بيج – الرياض وظائف السعودية
المسمى الوظيفي سيكون نائب الرئيس التنفيذي عضوًا رئيسيًا في فريق الإدارة التنفيذية، وسيقدم تقاريره إلى الرئيس التنفيذي/الرئيس ويتولى دورًا استراتيجيًا في الإدارة العامة للشركة. تفاصيل ...
مهندس مشرف at SIGAL Arabia Engineering Consultants – Riyadh وظائف السعودية
Skills 5 سنواتمنها:3 سنوات خبرة في أعمال المياه ومرافق المياه إجادة اللغتين العربية والانجليزية تحدثاَ وكتابةخبرة في مجال مشاريع مشابهه باعمال تشغيل وصيانة مرافق المياه.. * ...
بائع – مسؤول معرض at Meshkati – Riyadh وظائف السعودية
Job Details Job Location Riyadh, Saudi Arabia Company Industry Retail & Wholesale Company Type Unspecified Job Role Marketing and PR Employment Type Full Time Employee Monthly Salary Range Unspecified Number of Vacancies Unspecified Preferred Candidate Nationality Saudi Arabia Degree High school ...
مهندس تخطيط أول لدى إحدى شركات الإنشاءات السعودية الرائدة في شركة Inspire Gulf Recruitment Solutions – الرياض وظائف السعودية
المسمى الوظيفي مهندس تخطيط أول:- الموقع: الرياض، المملكة العربية السعودية - يجب أن يكون متاحًا داخل المملكة العربية السعودية بإقامة قابلة للتحويل- بكالوريوس في الهندسة ...

من tozyf